Praxisbericht:   Mauthe GmbH - Büros und Baustellen im Griff

Für die Verwaltung des Büros und aller Projekte setzt das Planungsbüro
Mauthe seit 2017 Programme von Weise Software ein.

Über seine Erfahrungen beim Programmeinstieg und im praktischen Einsatz
berichtet Dogan Ucar, Projektleiter Bauprojekte bei der Mauthe GmbH.

Das Architektur- und Ingenieurbüro Mauthe aus Baden-Württemberg deckt ein breites Spektrum an planerischen Leistungen ab. Bereits 1956 gegründet, umfasst es neben der Architektur- und Tragwerksplanung auch Verkehrslagen und Ingenieurbauwerke sowie die Umwelt- und Vermessungstechnik. Das aus rund 30 jungen, erfahrenen und engagierten Architekten und Ingenieuren bestehende Team betreut von den Büros in Balingen und Horgenzell aus zahlreiche Bauherren und Auftraggeber aus dem privaten und öffentlichen Bereich.

BMSP und Bautagebuch, statt Office-Software

Büros, Projekte und Baustellenaktivitäten werden bei Mauthe seit 2017 mit Unterstützung der Büro- und Projektmanagement-Software VvW Control und dem digitalen Bautagebuch von Weise Software gemanagt und dokumentiert. Auf die Programme von Weise Software aufmerksam geworden ist man bei Mauthe durch Fachzeitschriften und Internetrecherchen. Kaufentscheidend waren schließlich die gute Erfahrung mit der Testinstallation und die individuelle Beratung. Dogan Ucar erinnert sich: “Obwohl die Benutzeroberfläche eigentlich selbsterklärend ist, waren wir in der Anfangsphase doch froh, dass der Support uns bei der Installation und beim Programmeinstieg mit Rat und Tat zur Seite gestanden hat. So haben uns die Support-Mitarbeiter beispielsweise bei der Erstellung individuell auf uns zugeschnittener Layoutvorlagen für Baustellenprotokolle, Bautagebücher und für die Bildverortung geholfen.“ Inzwischen ist das Mauthe-Team im Umgang mit der Software schon so fit, dass neue Kollegen in das Programm intern eingearbeitet werden, berichtet Ucar: „Eine Kurzeinweisung genügt in der Regel und in ein bis zwei Wochen sind neue Mitarbeiter mit den grundlegenden Funktionen vertraut.“ Mittlerweile haben sich VvW Control und das Bautagebuch ganz selbstverständlich als digitale Werkzeuge im Büro etabliert. Im täglichen Umgang mit den Programmen schätzen die Mitarbeiter vor allem die Vielseitigkeit und die Einbindung von Office-Anwendungen, wie etwa Microsoft Outlook für die Synchronisierung von Terminen. Auch der Kundenservice bekommt von Ucar und seinen Kollegen gute Noten. „Auf Rückfragen wurde immer sehr schnell und fachkompetent reagiert. Die Anwendungstechnik meldet sich in der Regel innerhalb von 24 Stunden und eine Lösung hatte der Support bisher immer parat“, berichtet Ucar.

VvW Control: Zeiten und Kosten im Blick

Die Zeiterfassung, der zentrale Baustein der Büro- und Projektmanagement-Software, wird von allen Mitarbeitern täglich genutzt und ist quasi ein ständiger Begleiter durch den Büroalltag. Sehr gut angenommen wird vor allem die Möglichkeit, Arbeits- und Projektzeiten über den Webserver zu erfassen. Projektleiter Ucar erläutert die Vorzüge: „Wir empfinden es als großen Vorteil, dass man auch von zuhause, von der Baustelle oder von unterwegs aus über den Webserver seine Arbeitszeiten eintragen kann. Meine Kollegen und ich können unsere Arbeitszeiten bequem auf die jeweiligen Projekte verbuchen. Das spart Zeit und die Daten sind sofort in der Datenbank eingepflegt. Damit können wir den Projektstand tagesaktuell verfolgen und wir haben stets einen aktuellen Überblick über unsere Arbeitszeiten, Urlaubstage, Freizeitausgleiche und so weiter.“ Auch die Buchhaltung profitiert, denn die Projektzeiten können direkt den jeweiligen HOAI-Leistungsbereichen zugeordnet werden, was die Abrechnung beschleunigt und die Liquidität des Unternehmens verbessert. Der Zeitaufwand für die einzelnen Tätigkeiten und Projekte ist nachvollziehbar und die Abrechnung kann vom kleinen bis zum umfangreichen Projekt korrekt und transparent abgewickelt werden. Auch die Übersicht über laufende Projekte hat sich verbessert. Ucar erläutert: „Wenn man in VvW Control einem Projekt als Projektleiter zugeordnet ist, hat man einen guten Überblick über den Projektstand. Früher konnten wir das viel schwerer einschätzen und wirklich ersichtlich war das erst bei der Abrechnung. Jetzt ist der aktuelle Stand mit zwei Klicks abrufbar.“ Durch die hinterlegten Lohn- und Sachkosten lassen sich außerdem Kostenübersichten schnell und einfach für das jeweilige Projekt erstellen. Probleme werden dadurch frühzeitig erkannt und die Auswertungen dienen dem Büro als Grundlage für künftige Angebote.

Bautagebuch: Baustellenaktivitäten digital dokumentieren

Auch das digitale Bautagebuch kommt von Weise Software, das derzeit von bis zu sieben Mitarbeitern im Büro und auf Baustellen genutzt wird. Früher wurden Baustellenprotokolle mit herkömmlicher Office-Software erstellt. Das hatte viele Nachteile, erinnert sich Ucar: „Früher mussten wir Tabellen und Zeilen formatieren, Schriftgrößen und arten definieren. Seit Einführung des Bautagebuchs ist damit Schluss – dank unserer individuellen Layoutvorlagen. Sie sind vom Programm als gesperrt markiert und können dadurch nicht versehentlich verändert werden. Das macht unsere Protokollierung einheitlich und wir treten mit unseren Baustellenprotokollen und Bautagebüchern stets mit gleichem Laoyout und identischer Corporate Identity auf.“ Das Hauptaugenmerk bei der Baustellendokumentation liegt bei Mauthe auf den Baubesprechungs-protokollen, da aktuell viele Großbaustellen mit mehreren Handwerkern betreut werden. Offene Punkte aus den vorherigen Besprechungen können einfach in die folgenden Protokolle übernommen werden. Für die mobile Baustellendokumentation und die Erfassung von Mängeln, Schäden oder Behinderungen kommt das Bautagebuch und die mobile App Bautagebuch mobile regelmäßig zum Einsatz, berichtet Ucar: „Die Baustellendaten werden mit dem Smartphone oder Tablet erfasst und anschließend mit der PC-Software synchronisiert. Unsere Geräte sind mit unserem zentralen Server vernetzt, so dass der Datenabgleich automatisch mit der Netzwerk-Verbindung und Aktivierung erfolgt. Vor Ort werden stichpunktartig die wichtigsten Daten in das Bautagebuch eingetragen. Im Büro erfolgt dann die Reinschrift, danach werden die Baustellenprotokolle per E-Mail an die Beteiligten verteilt.“

Fazit:  Workflow und Auftritt verbessert

Projektleiter Dogan Ucar freut sich über die Verbesserung der Arbeitsabläufe und den einheitlichen Unternehmensauftritt. Er ist rundum zufrieden mit den Programmen von Weise-Software, auch wenn er sich für die Zukunft noch die eine oder andere Optimierung wünscht, etwa für das Bautagebuch: „Ich finde, man sollte die Benutzeroberfläche der mobilen Bautagebuch-App mit der PC-Software abgleichen, denn diese unterscheiden sich ein wenig voneinander. Auch eine Onlinesynchronisation der Daten in Echtzeit wäre aus meiner Sicht praktisch.“ Dass Anwenderbedürfnisse bei Weise Software einen hohen Stellenwert haben, hat er bereits bei der Anpassung der Layoutvorlagen für Baustellenprotokolle erfahren. Deshalb ist er zuversichtlich, dass auch seine Anregungen in den nächsten Versionen berücksichtigt werden.