Das Dresdner Ingenieurbüro für Straßen- und Tiefbau ist 2006 aus einer Niederlassung eines großen international tätigen Ingenieurbüros hervorgegangen und besteht damit seit rund 25 Jahren. Zum Leistungsumfang gehören die Verkehrs-, Gleisanlagen- und Abwasserplanung, die Planung von Gas- und Wasserversorgungsanlagen, die Leitungs- sowie die SiGe-Koordinierung. Mit 16 fest angestellten Mitarbeitern, von denen die meisten schon viele Jahre dem Unternehmen angehören, ist das Büro trotz großer Tiefbauprojekte vergleichsweise schlank aufgestellt.

Fachliche Kompetenz und Planungssicherheit,...

… aber auch Schnelligkeit stehen bei der IBK Dresden an erster Stelle. Deshalb wird an jedem der 16 PC-Arbeitsplätze eine Büro- und Projektmanagement-Software (kurz: BMSP) zur Optimierung von Büroabläufen und zur Kontrolle von Projekten eingesetzt. Zuvor war lediglich allgemeine Office-Software im Einsatz – Rechnungen etwa wurden per Tabellenkalkulations-Software erstellt. Das Verhältnis aus notwendigem Zeitaufwand und abgerechneter Leistung musste bei jedem Projekt individuell geschätzt werden. „Ob Projekte voraussichtlich kostendeckend oder mit Verlust abgeschlossen werden, war insbesondere bei komplexen Vorhaben mehr oder weniger Kaffeesatz-Leserei“, erinnert sich Mike Silbermann, verantwortlicher IBK-Mitarbeiter für die Bereiche Rechnungswesen, Controlling, EDV und CAD. Demzufolge war auch eine Zwischenbilanz laufender Projekte am Geschäftsjahresende nicht möglich. Das hat sich mit Einführung der Büromanagement-Software geändert. Für Mike Silbermann steht der Zugewinn an Sicherheit, Reaktionsschnelligkeit und Flexibilität an vorderster Stelle: „Defizite werden jetzt schneller entdeckt und man sieht sofort, woher sie kommen. Sich alleine auf sein Bauchgefühl zu verlassen, kann unter Umständen an die Substanz des Büros gehen.“

Zunächst Honorar-, dann BMSP-Software

Bei der Suche nach einer passenden Lösung wurde das Team von IBK im Rahmen intensiver Internet-Recherchen zunächst auf HOAI-Pro vom Vordruckverlag Weise aufmerksam und schon 2006 wurde die Honorarberechnungs-Software eingeführt. „Aufgrund unserer Erfahrung mit Standardprogrammen und dem praktischen Umgang mit der HOAI-Software erkannten wir schnell die Vorzüge fachspezifischer Software“, erinnert sich Silbermann. Inzwischen gehört HOAI-Pro zum Alltag. Es sorgt dafür, dass Honorare exakt abgerechnet und Honorarmargen optimal ausgelotet werden. Sowohl einfache Honoraransätze als auch komplexe Tiefbauprojekte mit mehreren Leistungsbildern, Wiederholungen, verschiedenen Kostenzuordnungen etc. lassen sich damit rationell bearbeiten. Um den Mitarbeitern nicht parallel mehrere neue Programme zuzumuten, blieb es erst einmal beim HOAI-Programm. Doch der Appetit war geweckt und so kam vier Jahre später die BMSP-Software VVW Control ins Büro. „Entscheidungskriterien waren die Leistungsfähigkeit der Software, eine einfache Bedienung sowie klare, nachvollziehbare Strukturen. Wichtig war uns aber auch ein Hersteller, der gegenüber Kunden offen und bereit ist, dazuzulernen“, erläutert Silbermann die Kaufentscheidung mit einem Augenzwinkern und fügt erläuternd hinzu: „Während der Arbeit mit der Software, aber auch durch vom Kunden vorgegebene Strukturen, ergaben sich ständig neue Anforderungen und Vorschläge, wie man die Software optimieren und erweitern könnte. Dazu erhielt das Entwicklerteam von VvW Control von uns praktische Anregungen – wie man etwa die Rechnungslegung flexibler, Funktionsabfolgen und strukturen klarer gestalten könnte. So wurde es später auch umgesetzt. Unsere gute Zusammenarbeit mit dem Vordruckverlag Weise kommt auch anderen Anwendern zugute, verbessert den Praxisbezug und erweitert das Einsatzspektrum der Software.“

Seit 15 Jahren beschäftigt sich das Ingenieurbüro Többen mit der Planung, Ausschreibung und Bauleitung gebäudetechnischer Anlagen. "Mit sieben Mitarbeitern sind wir ein kleines, aber eingespieltes, auf die Bereiche Gebäudetechnik, Bauphysik, Bauklimatik und das Projektcontrolling spezialisiertes Planerteam", beschreibt Bürogründer Többen das Profil seines Ingenieurbüros. Gemeinsam mit Bauherren, Architekten und weiteren Fachingenieuren erarbeitet das Münchner Ingenieurbüro ganzheitliche TGA-Konzepte für private, öffentliche und gewerbliche Bauvorhaben. Martin Többen weiß, wie man sich im hart umkämpften Markt behauptet: "Unser Ziel ist die gebäudetechnische und energetische Optimierung von Bauvorhaben. Dabei ziehen wir keine Standardlösungen aus der Schublade, sondern erarbeiten mit unserem Know-how exakt auf das Projekt zugeschnittene Lösungen".

"Bei Software ist auch der Service wichtig...!"

Lösungen von der Stange sind auch nicht sein Ding, wenn es um die Wahl der eigenen Bürowerkzuge geht: "Eigentlich waren wir mit Office-, AVA-, CAD- und Fachprogrammen softwaretechnisch schon gut ausgestattet. Lediglich Projektzeiten wurden noch mit einem Tabellenkalkula¬tionsprogramm dokumentiert und mussten manuell ausgewertet werden. Deshalb haben wir eher eine schlanke Büromanagement-Lösung gesucht. Auf VvW Control sind wir über eine intensive Internetrecherche gestoßen", erinnert sich Többen. Vor der Kaufentscheidung wurde die Management- und Controllinglösung mit „Komplettlösungen“ anderer Anbieter verglichen. Diese enthielten eine vollständige Büroverwaltung mit Office-, CRM- und AVA-Funktionen. Da diese Bereiche im Büro schon gut funktionierten, hat sich Többen letztlich für VvW Control entschieden, weil es eine Lücke füllte und sich gut in bestehende Strukturen einfügte. "Neben dem Preis-/Leistungsverhältnis war auch der modulare Aufbau entscheidend, wobei die Programm-Module unserem Anforderungsprofil genau entsprochen haben", erläutert Többen, weshalb er sich für die Büromanagement¬lösung des Vordruckverlags Weise entschieden hatte. Und weil zu dessen Produktportfolio mit dem VvW Projektmanager unter anderem auch ein Projektmanagement-Werkzeug gehört, hat sich das Ingenieurbüro wegen der Durchgängigkeit der Daten und Arbeitsabläufe zusätzlich auch für die Projektmanagement- und Bauablaufplanungs-Software entschieden. Auch fünf Jahre nach dem Kauf fühlt sich Többen beim Dresdner Softwareanbieter gut aufgehoben: "Unser Fachgebiet, die haustechnische Planung, setzt eine Vielzahl branchenspezifischer Softwareprodukte voraus. Entsprechend groß ist unser "Software-Fuhrpark". Deshalb können wir die Support- und Hotline-Qualität gut beurteilen – und die ist mindestens genauso wichtig, wie das Produkt selbst. Im direkten Vergleich ist uns das hilfsbereite und engagierte Support-Team des Vordruckverlags schnell positiv aufgefallen. Bei anderen Anbietern hatten wir teilweise das Gefühl, eher ein "Störfaktor" zu sein und am Telefon "abgefertigt" zu werden", fasst Többen seine unterschiedlichen Erfahrungen zusammen.

"Wer die Zeit im Griff hat, hat auch das Büro im Griff!"

Aller Anfang ist schwer – das gilt auch für die Einarbeitung in ein Büro- und Projektmanagement-Werkzeug. "Bei den ersten Schritten hat uns der Support mit einer telefonischen Kurzeinweisung und Online-Fernwartung unterstützt. Der Rest war „learning by doing“ und nach etwa einer Woche waren die Mitarbeiter fit", erinnert sich Többen, der für die Einarbeitung in die Auswertungs- und Kontrollfunktionen allerdings mehr Zeit investieren musste. Inzwischen wird VvW Control und der VvW Projektmanager jeweils in der aktuellen Version 2014 an fünf Arbeitsplätzen als kostengünstige Netzwerklösung produktiv eingesetzt. VvW Control wird vor allem in den Bereichen Zeiterfassung, Projekt-Kalkulation, Controlling und HOAI genutzt. Über die digitale „Stechuhr“ erfassen die Mitarbeiter täglich ihre individuellen Arbeitszeiten, die unmittelbar den Projekten und Leistungsphasen der HOAI zugeordnet werden. Das ist die Basis für ein erfolgreiches Büromanagement. Schließlich gehören Personalkosten mit rund 60 Prozent zum größten Kostenblock in einem Planungsbüro. "Ein entscheidender Vorteil einer Büromanagement-Lösung ist, dass man mit der konsequenten Zeiterfassung und Auswertung die wirtschaftliche Situation sowohl einzelner Projekte und Leistungsphasen als auch des gesamten Büros kontinuierlich beurteilen kann. Wer die Zeit im Griff hat, hat auch das Büro im Griff", bringt es Többen auf den Punkt. Mitarbeiter- und Projektzeiten sind für ihn wichtige Basisdaten, die einen aktuellen Überblick über Soll-/Ist-Zeiten, Projektkosten etc. ermöglichen. Dazu erstellt er mit VvW Control Auswertungen zu einzelnen, mehreren oder allen Projekten. Die Gegenüberstellung der projekt- und tätigkeits-bezogenen Kosten mit den vereinbarten Honoraren ermöglicht eine ständige Erfolgskontrolle. Dabei liegt der Fokus nicht nur auf den tatsächlich angefallenen, sondern auch auf zukünftigen Kosten. Martin Többen dazu: "Sollten Zeiten und Kosten aus dem Ruder laufen, kann ich jetzt rechtzeitig gegensteuern. Anderseits bilden die erfassten Zeiten für mich eine sichere Grundlage für künftige Kalkulationen, so dass ich unsere Leistungen auf einer verlässlicheren Basis anbieten kann".